여러 진료 분야를 운영하는 병원에서는 한 질문이 서로 다른 담당자의 소재표에 동시에 올라갈 수 있다. 의왕 지역의 병원을 찾는 사람이 검사 준비를 물었는데 한 팀은 검사명으로, 다른 팀은 방문 안내로 분류하는 식이다. 이렇게 집계하면 수요가 두 배인 것처럼 보이고 비슷한 글이 따로 만들어진다. 진료별 분류의 첫 기준은 어떤 과에서 쓸 것인가보다 이용자가 어떤 결정을 위해 묻는가에 두는 편이 좋다.
질문마다 내부 관리 번호를 붙이고 원래 표현과 해석한 질문을 나란히 적는다. 질환명을 모르는 사람이 쓴 표현을 직원이 임의로 진단명으로 바꿔 기록하지 않는다. 접수 문의에서 나온 말인지 공개 검색 자료에서 확인한 말인지도 구분한다. 두 자료가 같은 표현을 포함해도 한 사람이 어느 경로로 이동했는지까지 알 수 있는 것은 아니므로 숫자를 단순히 합쳐 독자의 행동처럼 설명하지 않는다.
분류가 겹치는 질문은 답변에 필요한 사실을 찾아 책임을 정한다. 예약 서류의 제출 방법처럼 공통 절차만 있으면 공통 안내가 담당할 수 있다. 특정 검사에만 해당하는 준비 조건이 있으면 해당 진료의 검토가 필요하다. 두 페이지가 필요한 경우에도 같은 설명을 길게 복제하는 대신 공통 조건과 그 진료에만 해당하는 차이를 구분한다. 분리 이유를 한 줄로 적을 수 없다면 먼저 하나의 문서로 해결할 수 있는지 검토한다.
실제 진료 범위에 속하지 않는 검색어는 발행 후보와 별도 칸에 둔다. 검색량이 보인다는 이유로 서비스가 있는 듯한 제목을 만들지 않기 위해서다. 경계가 불명확한 질문은 의료진에게 해당 병원에서 설명할 수 있는 범위를 물어본 뒤 배정한다. 제공하지 않는 진료를 문의하는 일이 많다면 그 질문을 확장할 소재로 보기 전에 현재 소개가 오해를 만들고 있는지 살핀다.
지역 정보는 수요 분류를 대신하는 항목으로 사용하지 않는다. 의왕이라는 말이 붙었다고 검사 준비 질문의 답이 바뀌는 것은 아니다. 실제 방문 장소가 달라져 제출 위치나 접수 방법이 달라지는 경우에만 그 차이를 분류표에 적는다. 지점이 없는 지역을 별도 진료 대상으로 만들어 분류하거나 인접 동네 이름을 각각 새로운 질문으로 세지 않는다.
편성 회의에서는 질문 번호별로 최종 답변 주소가 하나 이상 연결됐는지 확인한다. 여러 팀이 같은 번호를 가져갔다면 서로 다른 조건을 설명하는지 함께 읽어 본다. 어느 팀도 맡지 않은 질문은 담당 미정으로 남겨 해결할 사람을 정한다. 이 방식은 키워드 수를 크게 보이게 하는 대신 진료별로 겹친 설명과 아직 주인이 없는 안내를 드러낸다.