계약을 끝내는 시점에 분쟁이 생기는 이유
온라인 홍보를 외부 업체에 맡길 때는 시작할 때의 설명에 관심이 집중되고, 끝낼 때의 절차는 뒤로 밀리기 쉽습니다. 그러다 업체를 바꾸거나 직접 운영하기로 한 시점에 와서야 원고 파일이 어디에 있는지, 계정 비밀번호를 누가 알고 있는지, 이미지는 계속 써도 되는지 같은 문제가 한꺼번에 드러납니다.
이런 문제는 대부분 악의 때문이 아니라 문서로 정해 두지 않았기 때문에 생깁니다. 그래서 인계 절차는 계약 마지막에 따로 협의하기보다 위탁을 시작하기 전부터 항목으로 정해 두고, 업체를 바꿀 때 그 목록을 하나씩 점검하는 방식이 안전합니다.
먼저 인계 대상을 목록으로 만든다
인계받을 대상을 눈에 보이게 적는 것이 첫걸음입니다. 게시된 글의 주소 목록, 글의 원본 파일, 사용된 이미지의 원본과 출처, 제작 과정에서 주고받은 수정 요청 기록, 키워드나 주제 계획표, 월간 보고서 등이 기본 항목입니다. 도메인과 관리자 계정, 지도 서비스나 소셜 계정의 관리 권한도 별도 항목으로 적습니다.
목록은 업체와 함께 확인합니다. 업체가 이미 가지고 있다고 생각하는 자료와 맡긴 쪽이 받아야 한다고 생각하는 자료가 다를 수 있어서, 서로의 목록을 비교하며 차이를 맞춥니다.
계정은 권한을 옮기는 방식으로 정리한다
계정 인계에서 가장 주의할 점은 비밀번호를 전달하는 방식입니다. 메신저나 일반 문서에 비밀번호를 그대로 적어 보내면 유출 위험이 있고, 누가 언제 접속했는지도 알 수 없게 됩니다. 가능하면 서비스가 제공하는 관리자 추가나 소유권 이전 기능을 사용하고, 이전이 끝난 뒤 업체의 권한을 해제합니다.
사업자 본인이 처음부터 소유자 권한을 갖고 업체에는 필요한 범위의 권한만 주었다면 이 과정이 훨씬 간단합니다. 아직 그렇게 되어 있지 않다면 위탁 중이라도 지금 권한 구조를 점검해 두는 것이 좋습니다.
원고와 이미지의 사용 권리를 확인한다
글과 이미지는 파일을 받았다고 해서 자동으로 계속 쓸 수 있는 것은 아닙니다. 제작 계약에 사용 범위와 기간이 어떻게 적혀 있는지 확인하고, 특히 이미지가 외부에서 가져온 자료이거나 제작자가 따로 있다면 그 사용 조건을 문서로 받아 둡니다. 계약이 끝난 뒤 업체가 같은 원고를 다른 곳에 재사용하지 않는다는 조건이 있는지도 살펴봅니다.
사람이 나오는 사진이나 사례가 사용되었다면 당사자의 동의가 있었는지도 확인 대상입니다. 확인하기 어려운 자료는 인계 뒤 교체나 삭제를 검토합니다.
인계 확인 문서에 날짜와 서명을 남긴다
목록에 적은 항목을 하나씩 받을 때마다 받은 날짜와 방식, 받은 사람을 표에 적어 둡니다. 모든 항목이 끝나면 양쪽 담당자가 확인했다는 표시를 남겨 문서로 보관합니다. 이 문서는 나중에 어떤 자료가 언제 넘어왔는지 다툼이 생겼을 때 기준이 되고, 새 업체나 새 담당자에게 현황을 설명하는 자료로도 쓸 수 있습니다.
받지 못한 항목이 있다면 사유와 전달 예정일을 함께 적고, 기한이 지나도록 전달되지 않을 때 누구에게 연락할지도 정해 둡니다.
작업 기록과 보고 자료도 인계 대상이다
글과 이미지 파일만 받아서는 앞서 어떤 판단으로 운영해 왔는지 알 수 없습니다. 월간 보고서, 주제 계획표, 수정 요청이 오간 기록은 다음 업체가 같은 시행착오를 반복하지 않도록 돕는 자료입니다. 어떤 주제가 반응이 있었는지, 어떤 표현을 수정했는지가 기록으로 남아 있으면 새 업체는 첫 달부터 방향을 잡을 수 있습니다.
인계를 마쳤다고 해서 곧바로 이전 업체와의 관계를 정리해도 되는 것은 아닙니다. 새 업체가 첫 글을 올리기 전에 게시된 글의 주소가 정상적으로 열리는지, 연결된 계정에 접속이 되는지를 한 번 더 점검합니다. 문제가 확인되면 이전 업체에 문의할 수 있는 기간을 계약서에 남겨 두면 도움이 됩니다.
전환 기간에는 정보 수정 담당을 분명히 한다
업체가 바뀌는 시기에는 운영 시간이나 연락처가 변경되어도 누가 수정할지가 모호해지기 쉽습니다. 전환 기간 동안 오류가 발견되면 누가 접수하고 누가 수정하는지, 처리 기한은 어떻게 되는지를 짧은 문서로 정해 둡니다.
새 업체에는 앞선 업체의 작업물을 그대로 믿고 넘기기보다, 게시된 글의 내용이 현재 사실과 맞는지 샘플을 뽑아 점검하도록 요청합니다. 인계는 파일을 옮기는 일이 아니라 운영의 책임을 이어받는 일입니다.